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Evento aziendale: oltre alla location c’è molto di più!

Organizzare un evento aziendale è un po’ come ottimizzare una ricetta di cucina presa da un libro o da Internet, se siete perfetti digital addicted.

A una prima lettura gli ingredienti sono sempre ben elencati e tutte le procedure sapientemente spiegate passo a passo ma, come per gli eventi, niente è facile come sembra e l’organizzazione di un evento richiede tanta esperienza per amalgamare il tutto in modo perfetto, in modo che ogni “ingrediente” esprima, al momento giusto, il suo massimo sapore.
Vorrei quindi virtualmente mettermi il cappello da Chef e aprire il mio personale ricettario alla pagina l’Evento Perfetto, provando a commentare con voi i passaggi più importanti per un’ottima riuscita.

Scegliere la giusta ricetta: il Progetto

Dopo 30 anni, questa è ancora la fase che più mi emoziona: Ascoltare i bisogni del cliente, comprendere le sue esigenze e consigliarlo, pensare e progettare l’evento; sono fasi impegnative e altrettanto necessarie per partire con il piede giusto. L’agenzia deve affiancare, accompagnare il cliente per trovare, insieme, la migliore soluzione possibile, nel rispetto degli obiettivi, dei destinatari, del budget e dell’identità del brand. Il progetto deve nascere con il cliente e per il cliente, rimanendo rispettoso delle richieste e delle sue caratteristiche peculiari.

Un attrezzo indispensabile: il Contratto

Affidarsi a professionisti vuol dire accettare un contratto. Un contratto che vincoli voi ma, soprattutto l’agenzia, in quanto vostro rappresentante. Rispettare preventivi, tempi e per quanto possibile KPI misurabili e concordati, è una garanzia per il cliente. Le agenzie che non operano in questo modo vi favoriranno forse economicamente, ma vi sentireste allo stesso tempo tutelati? E come si tutela a sua volta l’agenzia? Mettendo a sua volta sotto contratto i fornitori prescelti: comprendere le diverse clausole e richiederne eventualmente la modifica è un lavoro non privo di difficoltà, ma basilare, che richiede tempo e risorse di personale competente.

Amalgamare il tutto: Saper interpretare

La conoscenza dei metodi di lavoro dei diversi fornitori insieme all’esperienza permette di far collaborare insieme realtà che parlano spesso “linguaggi tecnici” molto differenti tra loro. Vi affidate d’altra parte a una società esterna proprio per evitare inutili perdite di tempo, ricevere soluzioni ed evitare inutili complicazioni.

Rispettare le dosi: Etica del lavoro

Credo fortemente che rispettare l’etica sia fondamentale verso i clienti, i fornitori, i dipendenti. Questo permette di dare e, soprattutto, di richiedere e ottenere il massimo da tutti loro. Questo significa anche pagare il giusto e nei tempi stabiliti, non si contratta solo per ottenere il massimo sconto/miglior ribasso ad ogni costo, ma per raggiungere il miglior rapporto qualità/prezzo/risultato: solo così il successo di tutti gli attori – cliente per primo – sarà garantito.

Manca un ingrediente: Niente panico

Non certo ultima, deve essere la capacità di saper affrontare gli eventi inaspettati: ritardi e scioperi possono compromettere la più attenta delle pianificazioni. L’agenzia deve essere sempre in grado di risolvere “al volo” l’impasse. Anche in questo caso esperienza, competenza e autorevolezza devono fondersi per trasmettere sicurezza al cliente. Tutto deve essere risolto con il minor disagio possibile per l’azienda e i suoi ospiti. E, alle volte, occorre improvvisare, come nelle migliori ricette, o meglio, come i migliori chef.

Ingredienti costosi: Rispettare il budget

All’interno della corretta gestione del progetto ci deve essere spazio per il continuo e attento monitoraggio del preventivo. Le variazioni richieste possono comportare ulteriori spese, di cui bisogna tempestivamente avvisare sempre il cliente, stilando preventivi analitici e regolarmente aggiornati.

Ultimo tocco: la Reputazione

Riponendo il cappello da chef, resta ancora una cosa molto importante da sottolineare: la Reputazione. Occorre così tanto impegno per raggiungerla. Citando Warren Buffet “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla”. È forse il valore più importante per un brand e a maggior ragione lo è per un’agenzia. Un meeting può essere progettato per offrire svago, riconoscimenti, formazione. Sicuramente è un momento importante per la vostra azienda, non solo una voce di spesa da imputare a fine anno nel budget. La Credibilità di un’agenzia passa per la sua rete di contatti e di collaborazioni, ma anche di valori condivisi con voi clienti. In un’epoca in cui l’empatia e la passione sono tra i valori più richiesti, “inseguite” agenzie che, come voi, condividano identiche visioni della società che vi vede protagonisti. Insieme farete grandi cose!
di Francesca Pezzutto – Pro-Meet, Founder & Managing Director
*Ringraziamo MOPI per lo spazio concessoci
HR anticipare futuro

Direzione HR e People 4.0: nuove sfide digitali per la direzione del personale

Direzione HR e digitalizzazione. Intelligenze artificiali, chatbot, analytics e logiche di gamification sono gli strumenti per affrontare le nuove sfide. 

 Aziende come Pro-Meet e Direzione HR lavorano da sempre, fianco a fianco, nell’organizzare eventi tesi a formare e agevolare il miglioramento della condizione professionale all’interno delle società. Che si parli di team building o incentive, il fine è sempre il medesimo: infondere motivazione ed entusiasmo tra i componenti e i collaboratori dell’azienda. Il ruolo delle HR è in questo caso fondamentale. A suo carico la scelta e la pianificazione di questo tipo di attività, selezionando in modo accurato il personale più adatto a partecipare a questi percorsi formativi. Il tema è stato affrontato recentemente dagli Osservatori del Politecnico di Milano. Noi di Pro-Meet eravamo interessate spettatrici. 

HR people 4.0
Mariano Corso degli Osservatori illustra come le nuove tecnologie digitali mettano in discussione i concetti base all’interno delle aziende: professionalità, competenze e soprattutto occupazione.

Direzione HR: la sfida parte all’interno

A sua volta però, il mondo delle HR è scosso da una rivoluzione, quella digitale, che porta non solo ulteriori strumenti ma richiede nuove professionalità e specifici aggiornamenti di quelle già in essere.  Si parla sempre più spesso di HR Skills per sottolineare come, per affrontare queste nuove sfide, siano necessarie abilità peculiari. Durante l’evento organizzato dagli Osservatori del Politecnico di Milano sono state ben riassunte dal team di ricercatori coordinati da Mariano Corso. 
  1. Digital People Strategy: saper tradurre l’impatto della rivoluzione digitale all’interno di una strategia di crescita del personale dell’azienda. 
  2. Change Capability: supportare sia a livelli di processi di HR sia all’interno dell’organizzazione i cambiamenti dovuti alla digital transformation 
  3. Digital People Care: migliorare i rapporti di collaborazione con l’esterno e al contempo accompagnare il percorso dei nuovi candidati. 
  4. Data Driven analysis & decision making: aumentare sia dal punto di vista qualitativo sia numerico le decisioni prese utilizzando gli strumenti digitali e i dati a disposizione. 
  5. Tools & Channels: capacità di scelta e di utilizzo dei nuovi strumenti digitali per il mondo HR.
Direzione people strategy
È indispensabile per la Direzione HR dotarsi di una People Strategy per affrontare la Digital Transformation.
È necessario, per la Direzione HR, intraprendere un percorso di crescita per comprendere quali siano gli strumenti digitali a sua disposizione. Occorre accompagnare in modo coerente il personale dell’azienda attraverso questo cambiamento. Questo inciderà non solo sul lato professionale della forza lavoro, ma produrrà profondi cambiamenti sulla società civile. La sfida è lanciata. ProMeet è pronta a fare la sua parte. E la tua azienda? 
Direzione osservatori
Una delle molte slide pubblicate dagli Osservatori.net. Ecco in dettaglio alcuni delle sfide che attendono nel 2018 il mondo delle Direzioni HR.

Problem solving: più spazio all’evento

Il problem solving, nel mondo degli organizzatori di eventi, è l’arte di risolvere un’emergenza con creatività, tempestività e un immancabile sorriso. 

Anche la migliore struttura alberghiera spesso non offra quello di cui abbiamo davvero bisogno. Può capitare che un panorama mozzafiato, una sala convegni super accessoriata, un hotel con il massimo confort, richiedano comunque un intervento creativo (problem solving appunto) per adattare gli spazi alle esigenze dell’evento, permettendo così all’organizzazione di soddisfare pienamente le richieste del cliente. 

Condivisione e coinvolgimento 
Un’ottimizzazione degli spazi durante un evento consente di concentrare le energie dei partecipanti allo scopo primario della riunione. Ambienti anche prestigiosi ma troppo vasti o, al contrario, troppo ridotti, possono creare condizioni ambientali non ottimali, vanificando anche il migliore degli speech. Per questo motivo Pro-Meet da sempre si avvale di professionisti e creativi che possono rendere l’evento tailor made” sulle esigenze del cliente. Con la collaborazione dei responsabili della location possiamo infatti, riprogettare e armonizzare gli spazi per ottimizzare il riutilizzo degli stessi ambienti adattandoli alle necessità dell’evento.  
sala ristorante prima
La sala ristorante del Rosa Marina Resort prima dell’intervento di suddivisione e allestimento.
sala ristorante dopo
La divisione della sala ristorante ha permesso di ricavare due sale più piccole ma completamente attrezzate per le esigenze del cliente.
Regola Uno: rimboccarsi le maniche!
Un valido esempio di problem solving degli spazi è avvenuto durante l’organizzazione di un evento per una nota casa farmaceutica, nella splendida cornice di Ostuni, protagonista  il Rosa Marina Resort. Sebbene la struttura potesse ospitare per la sessione plenaria del primo giorno in modo ottimale i 200 partecipanti (sala Gastone capienza 350 persone), le esigenze del cliente, per i due giorni successivi, richiedevano un radicale intervento. Ci veniva infatti richiesto di allestire 16 sale da 12 partecipanti l’una, per altrettante sessioni in contemporanea. Non disponendo il resort di così tante sale riunioni abbiamo, grazie al completo supporto della direzione, ripensato completamente spazi e necessari allestimenti. Sono stati quindi appositamente realizzati tendaggi pesanti, pareti e pannelli insonorizzanti, suddividendo gli spazi comuni più grandi in 4 sale perfettamente attrezzate per le sessioni di training, e riallestite 9 suite del resort. 
problem solving prima boutique
L’ampia sala prospicente la boutique del resort era perfetta per un ripensamento degli spazi.
problem solving Saletta Boutique 1
Dei pannelli removibili hanno permesso di rendere più intima la sala grande e insonorizzarla per ottimizzare l’ascolto dello speech.
L’intervento sugli spazi ha così permesso: 
  • creazione e allestimento di 16 salette da 12/15 persona ognuna 
  • ottimizzazione sonora degli ambienti
Il lavoro di squadra ha come sempre premiato, regalandoci completa soddisfazione del cliente. Nulla però sarebbe stato possibile se la direzione non avesse accolto le nostre richieste, offrendoci un supporto logistico e operativo completo, considerando le nostre richieste un investimento interno (senza addebito alcuno al cliente) ed una nuova sfida, capace di creare un volano per attrarre nuovi clienti del segmento business e MICE. La loro lungimiranza è già stata premiata con l’acquisizione di una convention con caratteristiche simili, che si terrà a breve. Da parte nostra un sentito grazie per la disponibilità!
Se vuoi scoprire un altro caso di problem solving di Pro-Meet fai clic qui

 

problem solving PRIMA Saletta TV
La sala TV era un ottimo spazio di partenza per ricavare ambienti più piccoli. Bastavano solo qualche parete mobile e dei tendaggi.
problem solving DOPO Saletta TV 1
In poche ore è stato possibile creare da zero e attrezzare ben 16 ambienti secondo le specifiche esigenze del cliente.