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Evento aziendale: oltre alla location c’è molto di più!

Organizzare un evento aziendale è un po’ come ottimizzare una ricetta di cucina presa da un libro o da Internet, se siete perfetti digital addicted.

A una prima lettura gli ingredienti sono sempre ben elencati e tutte le procedure sapientemente spiegate passo a passo ma, come per gli eventi, niente è facile come sembra e l’organizzazione di un evento richiede tanta esperienza per amalgamare il tutto in modo perfetto, in modo che ogni “ingrediente” esprima, al momento giusto, il suo massimo sapore.
Vorrei quindi virtualmente mettermi il cappello da Chef e aprire il mio personale ricettario alla pagina l’Evento Perfetto, provando a commentare con voi i passaggi più importanti per un’ottima riuscita.

Scegliere la giusta ricetta: il Progetto

Dopo 30 anni, questa è ancora la fase che più mi emoziona: Ascoltare i bisogni del cliente, comprendere le sue esigenze e consigliarlo, pensare e progettare l’evento; sono fasi impegnative e altrettanto necessarie per partire con il piede giusto. L’agenzia deve affiancare, accompagnare il cliente per trovare, insieme, la migliore soluzione possibile, nel rispetto degli obiettivi, dei destinatari, del budget e dell’identità del brand. Il progetto deve nascere con il cliente e per il cliente, rimanendo rispettoso delle richieste e delle sue caratteristiche peculiari.

Un attrezzo indispensabile: il Contratto

Affidarsi a professionisti vuol dire accettare un contratto. Un contratto che vincoli voi ma, soprattutto l’agenzia, in quanto vostro rappresentante. Rispettare preventivi, tempi e per quanto possibile KPI misurabili e concordati, è una garanzia per il cliente. Le agenzie che non operano in questo modo vi favoriranno forse economicamente, ma vi sentireste allo stesso tempo tutelati? E come si tutela a sua volta l’agenzia? Mettendo a sua volta sotto contratto i fornitori prescelti: comprendere le diverse clausole e richiederne eventualmente la modifica è un lavoro non privo di difficoltà, ma basilare, che richiede tempo e risorse di personale competente.

Amalgamare il tutto: Saper interpretare

La conoscenza dei metodi di lavoro dei diversi fornitori insieme all’esperienza permette di far collaborare insieme realtà che parlano spesso “linguaggi tecnici” molto differenti tra loro. Vi affidate d’altra parte a una società esterna proprio per evitare inutili perdite di tempo, ricevere soluzioni ed evitare inutili complicazioni.

Rispettare le dosi: Etica del lavoro

Credo fortemente che rispettare l’etica sia fondamentale verso i clienti, i fornitori, i dipendenti. Questo permette di dare e, soprattutto, di richiedere e ottenere il massimo da tutti loro. Questo significa anche pagare il giusto e nei tempi stabiliti, non si contratta solo per ottenere il massimo sconto/miglior ribasso ad ogni costo, ma per raggiungere il miglior rapporto qualità/prezzo/risultato: solo così il successo di tutti gli attori – cliente per primo – sarà garantito.

Manca un ingrediente: Niente panico

Non certo ultima, deve essere la capacità di saper affrontare gli eventi inaspettati: ritardi e scioperi possono compromettere la più attenta delle pianificazioni. L’agenzia deve essere sempre in grado di risolvere “al volo” l’impasse. Anche in questo caso esperienza, competenza e autorevolezza devono fondersi per trasmettere sicurezza al cliente. Tutto deve essere risolto con il minor disagio possibile per l’azienda e i suoi ospiti. E, alle volte, occorre improvvisare, come nelle migliori ricette, o meglio, come i migliori chef.

Ingredienti costosi: Rispettare il budget

All’interno della corretta gestione del progetto ci deve essere spazio per il continuo e attento monitoraggio del preventivo. Le variazioni richieste possono comportare ulteriori spese, di cui bisogna tempestivamente avvisare sempre il cliente, stilando preventivi analitici e regolarmente aggiornati.

Ultimo tocco: la Reputazione

Riponendo il cappello da chef, resta ancora una cosa molto importante da sottolineare: la Reputazione. Occorre così tanto impegno per raggiungerla. Citando Warren Buffet “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla”. È forse il valore più importante per un brand e a maggior ragione lo è per un’agenzia. Un meeting può essere progettato per offrire svago, riconoscimenti, formazione. Sicuramente è un momento importante per la vostra azienda, non solo una voce di spesa da imputare a fine anno nel budget. La Credibilità di un’agenzia passa per la sua rete di contatti e di collaborazioni, ma anche di valori condivisi con voi clienti. In un’epoca in cui l’empatia e la passione sono tra i valori più richiesti, “inseguite” agenzie che, come voi, condividano identiche visioni della società che vi vede protagonisti. Insieme farete grandi cose!
di Francesca Pezzutto – Pro-Meet, Founder & Managing Director
*Ringraziamo MOPI per lo spazio concessoci