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Evento aziendale: oltre alla location c’è molto di più!

Organizzare un evento aziendale è un po’ come ottimizzare una ricetta di cucina presa da un libro o da Internet, se siete perfetti digital addicted.

A una prima lettura gli ingredienti sono sempre ben elencati e tutte le procedure sapientemente spiegate passo a passo ma, come per gli eventi, niente è facile come sembra e l’organizzazione di un evento richiede tanta esperienza per amalgamare il tutto in modo perfetto, in modo che ogni “ingrediente” esprima, al momento giusto, il suo massimo sapore.
Vorrei quindi virtualmente mettermi il cappello da Chef e aprire il mio personale ricettario alla pagina l’Evento Perfetto, provando a commentare con voi i passaggi più importanti per un’ottima riuscita.

Scegliere la giusta ricetta: il Progetto

Dopo 30 anni, questa è ancora la fase che più mi emoziona: Ascoltare i bisogni del cliente, comprendere le sue esigenze e consigliarlo, pensare e progettare l’evento; sono fasi impegnative e altrettanto necessarie per partire con il piede giusto. L’agenzia deve affiancare, accompagnare il cliente per trovare, insieme, la migliore soluzione possibile, nel rispetto degli obiettivi, dei destinatari, del budget e dell’identità del brand. Il progetto deve nascere con il cliente e per il cliente, rimanendo rispettoso delle richieste e delle sue caratteristiche peculiari.

Un attrezzo indispensabile: il Contratto

Affidarsi a professionisti vuol dire accettare un contratto. Un contratto che vincoli voi ma, soprattutto l’agenzia, in quanto vostro rappresentante. Rispettare preventivi, tempi e per quanto possibile KPI misurabili e concordati, è una garanzia per il cliente. Le agenzie che non operano in questo modo vi favoriranno forse economicamente, ma vi sentireste allo stesso tempo tutelati? E come si tutela a sua volta l’agenzia? Mettendo a sua volta sotto contratto i fornitori prescelti: comprendere le diverse clausole e richiederne eventualmente la modifica è un lavoro non privo di difficoltà, ma basilare, che richiede tempo e risorse di personale competente.

Amalgamare il tutto: Saper interpretare

La conoscenza dei metodi di lavoro dei diversi fornitori insieme all’esperienza permette di far collaborare insieme realtà che parlano spesso “linguaggi tecnici” molto differenti tra loro. Vi affidate d’altra parte a una società esterna proprio per evitare inutili perdite di tempo, ricevere soluzioni ed evitare inutili complicazioni.

Rispettare le dosi: Etica del lavoro

Credo fortemente che rispettare l’etica sia fondamentale verso i clienti, i fornitori, i dipendenti. Questo permette di dare e, soprattutto, di richiedere e ottenere il massimo da tutti loro. Questo significa anche pagare il giusto e nei tempi stabiliti, non si contratta solo per ottenere il massimo sconto/miglior ribasso ad ogni costo, ma per raggiungere il miglior rapporto qualità/prezzo/risultato: solo così il successo di tutti gli attori – cliente per primo – sarà garantito.

Manca un ingrediente: Niente panico

Non certo ultima, deve essere la capacità di saper affrontare gli eventi inaspettati: ritardi e scioperi possono compromettere la più attenta delle pianificazioni. L’agenzia deve essere sempre in grado di risolvere “al volo” l’impasse. Anche in questo caso esperienza, competenza e autorevolezza devono fondersi per trasmettere sicurezza al cliente. Tutto deve essere risolto con il minor disagio possibile per l’azienda e i suoi ospiti. E, alle volte, occorre improvvisare, come nelle migliori ricette, o meglio, come i migliori chef.

Ingredienti costosi: Rispettare il budget

All’interno della corretta gestione del progetto ci deve essere spazio per il continuo e attento monitoraggio del preventivo. Le variazioni richieste possono comportare ulteriori spese, di cui bisogna tempestivamente avvisare sempre il cliente, stilando preventivi analitici e regolarmente aggiornati.

Ultimo tocco: la Reputazione

Riponendo il cappello da chef, resta ancora una cosa molto importante da sottolineare: la Reputazione. Occorre così tanto impegno per raggiungerla. Citando Warren Buffet “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla”. È forse il valore più importante per un brand e a maggior ragione lo è per un’agenzia. Un meeting può essere progettato per offrire svago, riconoscimenti, formazione. Sicuramente è un momento importante per la vostra azienda, non solo una voce di spesa da imputare a fine anno nel budget. La Credibilità di un’agenzia passa per la sua rete di contatti e di collaborazioni, ma anche di valori condivisi con voi clienti. In un’epoca in cui l’empatia e la passione sono tra i valori più richiesti, “inseguite” agenzie che, come voi, condividano identiche visioni della società che vi vede protagonisti. Insieme farete grandi cose!
di Francesca Pezzutto – Pro-Meet, Founder & Managing Director
*Ringraziamo MOPI per lo spazio concessoci
Massimo Ottoni cover

Massimo Ottoni: la sabbia è ricordo ed emozione

Massimo Ottoni è stato il primo italiano a presentare al pubblico nel 1998 la tecnica della “sand-art”. La sua tecnica gli permette di disegnare incredibili e fantastiche figure con il solo uso delle mani come pennelli, di un banco luminoso come tavolozza, e della sabbia come colori. Il tutto viene ripreso in diretta da una telecamera e proiettato su un grande schermo.

Massimo Ottoni 1
il banco luminoso permette a Massimo di proiettare sul grande schermo i dipinti realizzati con la sabbia.

Il risultato delle sue live performance è a dir poco stupefacente, suscitando sempre grande emozione e coinvolgimento nel pubblico. Ottoni ha tra l’altro riprogettato il banco luminoso affinché questi non proietti le sue dita sullo schermo. La sabbia pare prendere vita come per magia, e l’atmosfera che viene a crearsi nella sala è uno dei motivi che lo rendono perfetto per un evento aziendale. Le figure si susseguono una dopo l’altra prendendo vita ognuna dalla precedente, proprio come lo scorrere incessante delle sabbie del tempo. 

“La live performance di Ottoni è emozione pura” (Francesca Pezzutto AD Pro-Meet)

Mai come in questo caso la tecnologia utilizzata “scompare”, divenendo solo uno strumento ad uso dell’artista per esprimersi. Le mani di Ottoni corrono veloci sul banco, spingendo lo spettatore a indovinare le forme, le figure, le geometrie delle immagini rappresentate. Il desiderio di provare noi stessi a disegnare è irresistibile! Il sogno diviene realtà alla fine della performance dell’artista quando il pubblico può avvicinarsi al banco e provare.

Massimo Ottoni 2
Arte, emozione e magia. Immagini e musica portano in pochi istanti lo spettatore su altri e incredibili mondi di fantasia.

Massimo Ottoni: note sull’artista

Ottoni si è diplomato all’istituto statale d’arte di Urbino nella sezione di cinema di animazione, partecipa alla realizzazione del videoclip il Re nudo (trasmesso su MTV), realizza film di animazione in proprio, lavorando con la Rainbow di Porto Recanati. Ha realizzato quattro corti di animazione ricevendo riconoscimenti in vari festival del cinema. 

 

Pixel Painting. Con l’arte il tuo evento aziendale sarà indimenticabile!

Pixel Painting è una forma di live-art progettata per focalizzare al massimo le emozioni durante gli eventi aziendali. Christof Breidenich, artista poliedrico e docente di comunicazione e design a Colonia, utilizza la pittura “in diretta”, come strumento per suscitare intense emozioni nei partecipanti all’evento. 

L’artista prende spunto da un’immagine di piccole dimensioni, concordata con l’azienda, per tradurla in un dipinto di dimensioni gigantesche, che può raggiungere diversi metri quadri di superficie.

Pixel Painting tele
Piano piano il dipinto prende forma, volume, abbracciando la totalità delle tele.

Pixel Painting: il progetto da condividere

La superficie su cui viene dipinta l’immagine è composta da tante piccole tele quante sono i partecipanti della serata. L’opera pittorica, una volta terminata, viene nuovamente scomposta in tante piccole unità. Ritroviamo così’ il concetto di “pixel” la più piccola unità di misura delle immagini digitali. 

Pixel Painting collage

 

Nell’epoca della digital transformation, l’arte analogica sposa il concetto di frazione. Viene così ribadita l’idea di come “ogni pezzo sia importante nella costruzione di un progetto aziendale”.  Il senso di appartenenza all’azienda stessa è enfatizzato. Dipendenti, partner e clienti sono motivati a raggiungere, questa volta insieme, nuovi traguardi. Può essere una perfetta conclusione per una serata di festa e di celebrazione per il brand.

“Il Pixel Painting permette di rafforzare, tramite l’arte, l’immagine aziendale”

Con la “live art” è possibile fissare nella memoria l’evento, lasciando ai colori e alle immagini la capacità di ravvivare, a posteriori, il ricordo dell’incontro. Ogni “pixel” firmato dall’artista, verrà poi consegnato ai singoli partecipanti, diventando così un prezioso ricordo del vostro evento corporate. 

Pixel Painting è un’esclusiva per l’Italia di Pro-Meet. CLICCA QUI per scaricare la presentazione!

Pixel Painting firma
Ogni singola tela viene firmata dall’artista e verrà donata a ogni partecipante a ricordo dell’evento.

 

Vertical Dance: quando gli angeli danzano per noi!

Vertical Dance è spettacolo alla stato puro. Danza, musica, poesia. Il movimento dei danzatori lascia il piano orizzontale per affrontare quello verticale scalando le superfici di torri, ponti, gru, facciate di palazzi, musei, teatri. Vertical Dance è spettacolo outdoor e indoor, fondendo all’occorrenza danza e architettura urbana insieme. 

L’unicità dello spettacolo può quindi ben rappresentare l’unicità del brand dell’azienda (Francesca Pezzutto – AD Pro-Meet)” 

Si rimane rapiti dalla leggerezza e al contempo forza dei movimenti dei ballerini. Lo spazio non ha più barriere fisiche e anche il cavo di sicurezza è solo un attrezzo di scena. Guardando gli artisti volteggiare a incredibili altezze ben presto ci si dimentica della difficoltà dell’esibizione. Si viene trasportati nel loro mondo fatto di evoluzioni, piroette, salti, in cui la forza di gravità non ha più ragion d’essere. Vertical Dance è meraviglia, emozione, libertà. 

Vertical Dance 1

Durante la Vertical Dance l’architettura ed il paesaggio si trasformano in quinte, sfondo, assumendo un ruolo centrale nell’esibizione e rendendo di fatto unico ogni spettacolo. La musica viene realizzata appositamente per ogni esibizione fondendo sax e live electronics. 

Mai come in questo caso, occorre vedere i video delle loro performance, per apprezzare completamente la meraviglia dei loro spettacoli aerei.

Vertical Dance nasce nel 1994 a Venezia, dal sodalizio fra la coreografa Wanda Moretti e il musicista Marco Castelli. Desiderosi di dare nuove prospettive a danza e musica, fondano la compagnia Il Posto

Oltre a spettacoli di repertorio, Il Posto crea spettacoli su misura, ideando performance personalizzate in base alle richieste del cliente. 

Vertical Dance: il nostro giudizio

Lavorando ormai da anni con questa compagnia rimaniamo comunque stupite dalla loro voglia di superare, a ogni nuova esibizione, i limiti imposti dalla fisica o dalla struttura architettonica. Arte e professionalità si incontrano qui in un dialogo continuo che continua a meravigliarci ogni volta che abbiamo il piacere di lavorare con loro. Li consigliamo vivamente per i vostri eventi corporate.

Lisbona mini cars

Lisbona: avventure con il sorriso

Un evento organizzato da ProMeet si distingue per due caratteristiche fondamentali: raggiunge sempre gli obiettivi prefissati dal cliente e rimane indelebile nei ricordi dei suoi partecipanti. Un esempio? Seguiteci in questa nuova avventura, durata ben cinque giorni, in terra portoghese. 

Lisbona da una diversa prospettiva

Nel marketing si parla di User Experience (UX) una definizione che nel mondo degli eventi potrebbe essere tradotto, in modo meno rigido, con… rendiamo unico questo ricordo”. Per cominciare abbiamo voluto spostare” i 65 partecipanti tra le strette vie di Lisbona con piccole e maneggevoli mini cars, perfette per ammirare una delle città più affascinanti del mondo da un’altra e insolita prospettiva. Il simpatico serpentone” giallo si è ben presto messo in moto rallegrando con il suo colore sgargiante alcune delle zone più belle e tipiche della capitale lusitana.  

Per Lisbona a bordo di minicars
Pronti, partenza… via! Eccoci “sfrecciare” per le vie di Lisbona a bordo delle nostre mini cars.
Sintra una meraviglia di colori 
Volendoci allontanare dalle tradizionali visite by bus” abbiamo preferito far raggiungere ai nostri ospiti, la successiva meta dell’evento, con mezzi e tramite un percorso davvero poco convenzionali. Sintra, una delle location più romantiche del Portogallo, è una splendida cittadina fortificata arroccata su un’alta rupe in mezzo ai boschi. Quale migliore occasione, quindi, per sperimentare un po’ di fuoristrada a bordo di jeep? Detto, fatto! Per nostra fortuna l’escursione fuori porta” si è altresì ammantata di una magica atmosfera, grazie alla nebbia mattutina tra i boschi che circondano la rupe. Sintra, si è poi manifestata ai nostri occhi per tutta la sua bellezza, sotto a un meraviglioso sole.    
In Jeep per Sintra
Voglia di avventura anche di prima mattina? Il pollice alzato è la risposta!

 

La strada per Sintra
Un bosco immerso nella nebbia mattutina è un luogo magico che ha reso ancora più particolare questa parte della nostra avventura portoghese.

 

Non il solito Fado

Chiunque visiti Lisbona porta via da questa città un ricordo unico, personale e privato. Può essere uno scorcio, un piatto, un profumo. Questa emozione a distanza di anni può essere rinnovata per caso ascoltando la dolce e ineguagliabile melodia del Fado. Volendo allontanarci da consueti circuiti turistici abbiamo selezionato uno dei più esclusivi e storici locali di Lisbona, Sr Vinho, una vera icona tra gli appassionati di questo genere musicale. Il giorno successivo è stato bello perdersi tra i sapori dei tradizionali dolci della cucina portoghese in uno degli scorci storici di Lisbona la freguesia” di Santa Maria de Belém. Caratterizzata dalla Torre di Betlemme (Belém appunto), patrimonio dell’Unesco, è luogo tradizionale d’incontro per chi voglia degustare il più famoso dolce di Lisbona, le pasteis de nata, budini di pasta sfoglia alla crema spolverati da cannella e zucchero a velo. Le simpatiche hostess hanno accolto gli ospiti al loro arrivo sulle sponde del Tago con un dolcissimo sorriso e altrettanti invoglianti vassoi pieni di dolci. 
Lisbona benvenuto con dolci
Impossibile resistere a un benvenuto così! Lisbona sa sempre come rendere dolcissima una giornata.
Lisbona Belém dolci
Calma, calma. Ce n’è per tutti! Impossibile resistere ai pasteis de nata!

 

Una città tra fiume e oceano

Impossibile non chiudere in bellezza questo emozionante viaggio se non con una cena sulle magiche sponde del Tago. Il fiume, formando il suo estuario proprio dinnanzi a Lisbona, raccoglie quasi simbolicamente le emozioni dei suoi abitanti prima di riversale nell’oceano. Emozioni e desideri da sempre narrati in modo sublime dai cantanti di Fado. La cena doveva quindi avere una location particolare, motivo per cui abbiamo scelto i locali nati all’interno dei vecchi magazzini portuali, direttamente sulle sponde del Tago, con la splendida vista del ponte Vasco de Gama sullo sfondo.   

Evento ProMeet come ti sposto l’ospite

Volendo simpaticamente riassumere, abbiamo fatto scoprire le meraviglie di Lisbona così:
  • visitata parte della città a bordo di mini cars
  • utilizzati tuk tuk per spostarci rapidamente tra un appuntamento e l’altro
  • ci siamo arrampicati” per le strette vie della città su due tipici tram lisbonesi a noi riservati
  • escursione alle pendici di Sintra a bordo di jeep tra boschi e sterrati
  • dolce e romantica navigazione sul Tago  
Lisbona Tram
Molto “milanesi” questi tipici tram di Lisbona, ma indispensabili per apprezzare il fascino di questa città.