News

Problem solving: più spazio all’evento

Il problem solving, nel mondo degli organizzatori di eventi, è l’arte di risolvere un’emergenza con creatività, tempestività e un immancabile sorriso. 

Anche la migliore struttura alberghiera spesso non offra quello di cui abbiamo davvero bisogno. Può capitare che un panorama mozzafiato, una sala convegni super accessoriata, un hotel con il massimo confort, richiedano comunque un intervento creativo (problem solving appunto) per adattare gli spazi alle esigenze dell’evento, permettendo così all’organizzazione di soddisfare pienamente le richieste del cliente. 

Condivisione e coinvolgimento 
Un’ottimizzazione degli spazi durante un evento consente di concentrare le energie dei partecipanti allo scopo primario della riunione. Ambienti anche prestigiosi ma troppo vasti o, al contrario, troppo ridotti, possono creare condizioni ambientali non ottimali, vanificando anche il migliore degli speech. Per questo motivo Pro-Meet da sempre si avvale di professionisti e creativi che possono rendere l’evento tailor made” sulle esigenze del cliente. Con la collaborazione dei responsabili della location possiamo infatti, riprogettare e armonizzare gli spazi per ottimizzare il riutilizzo degli stessi ambienti adattandoli alle necessità dell’evento.  
sala ristorante prima
La sala ristorante del Rosa Marina Resort prima dell’intervento di suddivisione e allestimento.
sala ristorante dopo
La divisione della sala ristorante ha permesso di ricavare due sale più piccole ma completamente attrezzate per le esigenze del cliente.
Regola Uno: rimboccarsi le maniche!
Un valido esempio di problem solving degli spazi è avvenuto durante l’organizzazione di un evento per una nota casa farmaceutica, nella splendida cornice di Ostuni, protagonista  il Rosa Marina Resort. Sebbene la struttura potesse ospitare per la sessione plenaria del primo giorno in modo ottimale i 200 partecipanti (sala Gastone capienza 350 persone), le esigenze del cliente, per i due giorni successivi, richiedevano un radicale intervento. Ci veniva infatti richiesto di allestire 16 sale da 12 partecipanti l’una, per altrettante sessioni in contemporanea. Non disponendo il resort di così tante sale riunioni abbiamo, grazie al completo supporto della direzione, ripensato completamente spazi e necessari allestimenti. Sono stati quindi appositamente realizzati tendaggi pesanti, pareti e pannelli insonorizzanti, suddividendo gli spazi comuni più grandi in 4 sale perfettamente attrezzate per le sessioni di training, e riallestite 9 suite del resort. 
problem solving prima boutique
L’ampia sala prospicente la boutique del resort era perfetta per un ripensamento degli spazi.
problem solving Saletta Boutique 1
Dei pannelli removibili hanno permesso di rendere più intima la sala grande e insonorizzarla per ottimizzare l’ascolto dello speech.
L’intervento sugli spazi ha così permesso: 
  • creazione e allestimento di 16 salette da 12/15 persona ognuna 
  • ottimizzazione sonora degli ambienti
Il lavoro di squadra ha come sempre premiato, regalandoci completa soddisfazione del cliente. Nulla però sarebbe stato possibile se la direzione non avesse accolto le nostre richieste, offrendoci un supporto logistico e operativo completo, considerando le nostre richieste un investimento interno (senza addebito alcuno al cliente) ed una nuova sfida, capace di creare un volano per attrarre nuovi clienti del segmento business e MICE. La loro lungimiranza è già stata premiata con l’acquisizione di una convention con caratteristiche simili, che si terrà a breve. Da parte nostra un sentito grazie per la disponibilità!
Se vuoi scoprire un altro caso di problem solving di Pro-Meet fai clic qui

 

problem solving PRIMA Saletta TV
La sala TV era un ottimo spazio di partenza per ricavare ambienti più piccoli. Bastavano solo qualche parete mobile e dei tendaggi.
problem solving DOPO Saletta TV 1
In poche ore è stato possibile creare da zero e attrezzare ben 16 ambienti secondo le specifiche esigenze del cliente.